Functioneel Beheerder

De Functioneel Beheerder: van brandjes blussen naar proactieve coördinatie

“In veel organisaties worden Functioneel Beheerders gezien als de incidentoplossers. Bij een probleem met de applicatie wordt er een ticket ingeschoten en de Functioneel Beheerder lost dat op. Dat zijn de brandjes die de Functioneel Beheerder meestal blust. En dat is ook wat de organisatie verwacht. Maar dat kan anders. Sterker nog, dat móét anders.” Aan het woord is Maxime Barrettapiana, Consultant Functioneel Beheer bij IV-experts.com.

 

“Op het moment dat het aantal meldingen toeneemt, dan krijgt dit soort incidentoplossingen de overhand. De Functioneel Beheerder is immers verantwoordelijk voor de informatievoorziening en moet ervoor zorgen dat gebruikers daarmee hun werk kunnen uitvoeren. Dat zorgt voor een reactief scenario. Liever buig je dit om naar een proactieve situatie zodat incidenten zoveel mogelijk worden voorkomen. Alleen dan krijgt de Functioneel Beheerder ruimte om mee te denken over de organisatiekoers en in hoeverre de informatievoorziening daaraan kan bijdragen.

Verder lezen over de organisatiekoers

 

Bewust wel of niet doen

‘Proactief’ is in zekere zin een vaag begrip. Elke persoon hangt hier een andere definitie aan: anticiperen, verantwoordelijkheid nemen, problemen voorkomen. Stephen Covey definieert proactiviteit in zijn boek De 7 eigenschappen van effectief leiderschap ongeveer als: de verantwoordelijkheid voor eigen keuzes nemen in bepaalde situaties. Het draait om de acties die je wel of niet onderneemt. Kortom, bewust niets doen, is ook proactief zijn. Het heeft alles te maken met het gedrag en de houding van de Functioneel Beheerder. Als je veertig uur per week achter de computer blijft zitten en incidenten aftikt, dan blijven ze binnenkomen. Dan zorg je er niet voor dat je de incidenten zoveel mogelijk probeert te voorkomen.

 

Praktijkvoorbeeld

Stel: je hebt een manager die telkens om rapportages vraagt. Je kunt die rapportages elke keer opleveren, omdat dit gewoonweg zijn behoefte is. Dit kost jullie allebei veel tijd; zeker als de inhoud van de rapportages na oplevering nog eens moet worden herzien. Beter kun je je afvragen: wat kan ik zelf doen om te zorgen dat de rapportages volledig zijn? Door goed uit te vragen bij de manager wat hij nodig heeft, kun je alles in één keer opleveren. Dat kost eenmalig meer tijd en energie, maar zo is er wel volledig aan de informatievraag voldaan. Deze aanpak geldt ook voor de incidenten. Je kunt achter je computer meldingen aftikken, maar je kunt ook de werkvloer op, praten met mensen: wat gebeurt hier allemaal en hoe kun jij het beter maken?

 

Cirkel van invloed

Door je te richten op die cirkel van invloed, ben je proactief bezig. De cirkel van invloed valt binnen de cirkel van betrokkenheid; dat zijn alle gebeurtenissen waar je aandacht aan besteedt, ongeacht of je er invloed op hebt. Veel Functioneel Beheerders laten zich leiden door de waan van de dag, mensen die ad hoc vragen hebben, managers die vertellen wat zij moeten doen. Zij laten zich dus leiden door de cirkel van betrokkenheid en houden zich bezig met zaken waar zij weinig aan kunnen veranderen. Zodra Functioneel Beheerders ervoor kiezen om zich te laten leiden door hun eigen principes en waardes en bewuste keuzes maken in bepaalde situaties, dan hebben zij een impact. En als je je zoveel mogelijk richt op de cirkel van invloed, dan wordt hij ook telkens groter.

Verder lezen over de cirkel van invloed

 

Mix van persoonsprofielen

Het is makkelijk om in te zien wat je cirkel van invloed is, maar ernaar handelen is een extra stap. Daarnaast hoeven niet alle Functioneel Beheerders op dezelfde manier met de business om te gaan; dat is afhankelijk van de rol die zij binnen het Functioneel Beheer oppakken. Uitgaande van de DISC-profieltypen zien we een trend in het profiel en de bijbehorende kleur van Functioneel Beheerders. Veel gezien is blauwgroen, wat betekent dat ze rustig, consciëntieus en dienend zijn. De stap richting de gebruiker vergt echter wel een stukje rood en geel en dat zijn niet altijd de eigenschappen van die persoon. Een passende mix van persoonsprofielen in een team met Functioneel Beheerders heeft daarom de voorkeur. Personen die meer geelgroen zijn – die graag met mensen praten en vrij rustig zijn – zijn geschikter voor incidentoplossing en contact met gebruikers dan personen die blauwrood zijn – die minder inlevingsvermogen hebben en minder subtiel zijn. Zij zijn vaak wel nauwkeuriger en goed in besluitvorming, wat ze geschikt maakt als Test Coördinator. Zo kun je aan elk persoon en elk specialisme het geschikte profiel koppelen.

Meer over de DISC-profieltypen

 

Stappen naar proactieve coördinatie

Proactiviteit is voor alle rollen onmisbaar, maar hoe je dat praktisch invult kan per rol verschillen. Het helpt om een goede verdeling te maken van de beheertaken, die past bij de personen in het team. Andere tips zijn:

  • Maak jezelf zichtbaar. Plan een structureel overleg in of begin eens met een kop koffie om het gesprek met gebruikers op te starten.
  • Let een dag of een week op je taalgebruik. Zeg je vaak ‘ik moet dit doen’, ‘het is nu eenmaal zo’ of ‘dit wordt verwacht’? Dat is allemaal reactieve taal.
  • Mopper je weleens wat anderen verkeerd doen en hoe dat weerslag heeft op jouw werk? Ook dat is een reactieve houding.
  • Probeer jezelf anders te formuleren; zo ontwikkel je bewustwording en ga je oplossingsgerichter denken.

 

Deze en andere handvatten worden behandeld tijdens de Functioneel Beheerders 3.0 opleiding. Daar leer je om vanuit wederzijdse afhankelijkheid naar wederzijdse onafhankelijkheid komen. Zo stop je met brandjes blussen, maar richt je je als Functioneel Beheerder juist op je eigen perceptie en talent en haal je meer voldoening uit je werk.”

Deze website slaat cookies op uw computer op.
Deze cookies worden gebruikt om informatie te verzamelen over hoe u met onze website omgaat en stellen ons in staat u te herinneren.
We gebruiken deze informatie om uw browse-ervaring en voor analyse en statistieken over onze bezoekers zowel op deze website als in andere media te verbeteren en aan te passen. Raadpleeg ons Privacybeleid voor meer informatie over de cookies die we gebruiken.

Als u weigert, wordt uw informatie niet bijgehouden wanneer u deze website bezoekt. Een enkele cookie zal in uw browser worden gebruikt om te onthouden dat uw voorkeur niet wordt bijgehouden.

Privacy Settings saved!
Privacy-instellingen

Wanneer u een website bezoekt, kan deze informatie in uw browser opslaan of ophalen, meestal in de vorm van cookies. Beheer hier uw persoonlijke Cookie Services.

Deze cookies zijn nodig om de website te laten functioneren en kunnen niet worden uitgeschakeld in onze systemen.

Om deze website te gebruiken, gebruiken wij de volgende technisch vereiste cookies. Deze cookies zijn strikt noodzakelijk en kunnen niet worden uitgeschakeld.
  • wordpress_test_cookie
  • wordpress_logged_in_
  • wordpress_sec

We gebruiken WooCommerce als een shopping-systeem. Voor het verwerken van kaarten en bestellingen worden 2 cookies opgeslagen. Deze cookies zijn strikt noodzakelijk en kunnen niet worden uitgeschakeld.
  • woocommerce_cart_hash
  • woocommerce_items_in_cart

Weiger alles
Accepteer alles