Functioneel beheer in tijden van corona: van reageren naar anticiperen

Het coronavirus maakte de sprong van China naar Italië en ook naar Nederland, en ineens zaten we massaal thuis te werken in een nieuwe werkelijkheid. Wat betekent dat voor de functioneel beheerder? Patrick Doomen is consultant bij IV-experts.com met expertise in privacy en security. Hij maakte al eerder een race mee om te voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en waarschuwt collega’s voor de valkuilen van de haast. 

 

“In één klap zitten al je medewerkers thuis; op hun eigen PC of tablet, op een bedrijfslaptop, via een corporate VPN of Microsoft365; in Zoom meetings, Google HangOuts of Microsoft Teams. Allereerst is er natuurlijk de noodzaak om technisch aan de vraag te voldoen. Bandbreedte op deze schaal was voor de meeste bedrijven niet nodig, dus allereerst is het voor sommigen rennen geblazen om dat op te schalen.

Ten tweede is het voor iedereen wennen dat de functioneel beheerder  gewoon niet meer fysiek nabij is om ‘even een probleempje op te lossen’ of de IV te fixen. Gelukkig hebben veel systemen tegenwoordig vrij uitgebreide oplossingen voor remote toegang en hulp op afstand, maar ook het op gang krijgen daarvan vereist voor sommigen nog een leercurve.”

 

Van rennen naar rust

“Als deze twee hobbels genomen zijn, is de functioneel beheerder – samen met eventueel informatiemanagement – dé aangewezen persoon om in deze nieuwe situatie de afspraken voor samenwerking coherent te maken en breed te communiceren.

Medewerkers reageren ofwel vrij afhoudend op online samenwerking, of ze vlíegen erin: ze maken zich de tools snel eigen en knutselen zelf of in een klein groepje hun eigen werkvormen in elkaar. De tweede groep kan voor anderen een voorbeeld zijn. Toch is enige gelijkvormigheid aan te raden, vooral na de eerste experimenten. Aan óns nu juist de taak om deze twee soorten medewerkers met elkaar te verbinden door toegankelijk over nieuwe afspraken te communiceren: eigenlijk een nieuwe ‘on-boarding’.“

 

Let op de privacy…!

“Bij al dit proberen en pionieren is de privacywetgeving in eerste instantie minder urgent, dat begrijp ik. Maar dat maakt het niet minder geldig of belangrijk…! Let dus op privacyoverwegingen bij het maken van onderlinge werkafspraken. Gebruiken we nog wel Whatsapp of Zoom als we inhoudelijke of bedrijfs-kritische gesprekken  moeten voeren en hoe verwerken we gevoelige data op een veilige manier en delen we documenten zonder dat deze in verkeerde handen komen? Gezien de recente berichten over Zoom is een veilig en privacy-vriendelijk alternatief zoals Jitsi het overwegen waard, maar ook de Citrix-omgeving had onlangs nog enorme problemen met de gegevensveiligheid, evenals Whatsapp.”

 

Leren van AVG

“Ten tijde van de AVG rende iedereen op het laatste moment om juridisch, organisatorisch en technisch aan de vereisten te voldoen. Bedrijven hadden twee jaar gekregen om de datahuishouding in te richten, maar niet elke functioneel beheerder of informatiemanager heeft het mandaat om zoiets op tijd tot prioriteit te maken.

De AVG was voor veel bedrijven destijds een ‘project’; nu beseffen ze dat het een blijvend element is. Zo zullen velen het opschalen van de online samenwerking ook als een gigantisch project zien, om straks ‘intelligent terug naar het nieuwe normaal’ te kunnen, zoals premier Rutte zegt. Wanneer het project afloopt en de schaalgrootte bereikt is, moet de privacy hier echter een blijvend element erin zijn.

De geschiedenis leert dat we in tijden van crisis soms overhaaste beslissingen nemen, die vergaande negatieve gevolgen hebben voor de bescherming van onze rechten en vrijheden – ook lang nadat de crisis voorbij is. Het is daarom belangrijk dat we maatregelen blijven toetsen aan een mensenrechtelijk kader.

“Dat is nu precies wat de AVG verordend heeft. Dus: geen test- en acceptatie omgevingen meer met werkelijke data van personen. Toets vooral nu je informatiebeveiligings- en privacybeleid, haal regelmatig de bezem door verwerkersovereenkomsten met leveranciers. Komt er een leverancier of applicatie bij of verdwijnt er één? Actualiseer dan het verplichte verwerkingsregister. Maar ook: ontwerp je informatievoorziening op voorhand al lekdicht en gegevensveilig: security & privacy by design dus…!

 

Meer informatie?

Meer weten over de uitdagingen van online samenwerking voor privacy en de impact op functioneel beheer? Patrick Doomen is te bereiken via de website van IV-experts.com. Ook worden deze onderwerpen behandeld in trainingen die Gladwell Academy verzorgt met IV-experts.com. Bezoek www.gladwell.nl voor onze gecertificeerde opleidingen in Informatiemanagement en Functioneel Beheer.

 


 Meer weten?

Wil je eens verder praten over Functioneel Beheer of Informatiemanagement? Neem dan contact op met Joost Brugman, onze opleidingsadviseur bij Gladwell Academy (Joost.brugman@gladwellacademy.com).

 


Klik hier voor meer informatie over de opleiding Introductie Functioneel Beheer

Klik hier voor meer informatie over de opleiding Tactisch Functioneel Beheer

Klik hier voor meer informatie over de opleiding Strategisch Informatiemanagement

 


 

 

Deze website slaat cookies op uw computer op.
Deze cookies worden gebruikt om informatie te verzamelen over hoe u met onze website omgaat en stellen ons in staat u te herinneren.
We gebruiken deze informatie om uw browse-ervaring en voor analyse en statistieken over onze bezoekers zowel op deze website als in andere media te verbeteren en aan te passen. Raadpleeg ons Privacybeleid voor meer informatie over de cookies die we gebruiken.

Als u weigert, wordt uw informatie niet bijgehouden wanneer u deze website bezoekt. Een enkele cookie zal in uw browser worden gebruikt om te onthouden dat uw voorkeur niet wordt bijgehouden.

Privacy Settings saved!
Privacy-instellingen

Wanneer u een website bezoekt, kan deze informatie in uw browser opslaan of ophalen, meestal in de vorm van cookies. Beheer hier uw persoonlijke Cookie Services.

Deze cookies zijn nodig om de website te laten functioneren en kunnen niet worden uitgeschakeld in onze systemen.

Om deze website te gebruiken, gebruiken wij de volgende technisch vereiste cookies. Deze cookies zijn strikt noodzakelijk en kunnen niet worden uitgeschakeld.
  • wordpress_test_cookie
  • wordpress_logged_in_
  • wordpress_sec

We gebruiken WooCommerce als een shopping-systeem. Voor het verwerken van kaarten en bestellingen worden 2 cookies opgeslagen. Deze cookies zijn strikt noodzakelijk en kunnen niet worden uitgeschakeld.
  • woocommerce_cart_hash
  • woocommerce_items_in_cart

Weiger alles
Accepteer alles